Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет представляет собой документ установленного образца, в котором отображается сумма потраченных под отчет средств. Отчет с подписью получателя расходов сдается в бухгалтерию и при необходимости подкрепляется первичными документами.

В дальнейшем документ, проходит проверку и направляется на подпись к руководителю предприятия для списания авансовых затрат. Форма отчета строго определена специальным бланком по форме № АО-1. Бланк документа находится в списке унифицированных форм, которые предназначены для проведения кассовых операций.

Наличные средства выдаются непосредственно в кассе предприятия. Основание для выдачи денег является кассовый ордер, в котором обязательно отмечается их целевое использование. Выдача наличных средств не может осуществляться без подписанного руководителем приказа, в котором содержится перечень лиц, которым предусмотрена выплата авансовых средств. Как правило, деньги выплачиваются на хозяйственные нужды и командировку. Несмотря на то, что в законодательстве не отмечается, что авансовый платеж должен иметь ограничения по срокам, в приказе утверждается термин. Деньги выдаются лицам на основании командировочного удостоверения или соответствующего приказа руководителя.

По истечении трехдневного срока после даты, регламентирующей термин выдачи аванса, подотчетное лицо должно отчитаться о выполненной работе и сдать авансовый отчет. Как отмечалось, вместе с отчетом, предоставляются первичные документы, которые подтверждают расходы. При наличии задолженности подотчетное лицо обязано погасить ее. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре.

Форма отчета

Бланк АО двухсторонний. На первой странице указывается название предприятия, номер, дата, имя и фамилия подотчетного лица, название подразделения (отдела). Здесь же указывается сумма, которая получена на руки, а также сумму израсходованных средств и остатки денег.

Оборотная сторона предусматривает указание тех документов, которые подтверждают целевое использование средств. Сюда относятся чеки, квитанции, накладные и другие документы. Рядом с ними указывается затраченная сумма. Если средства выдаются в иностранной валюте, то на лицевой и обратной стороне бланка авансового отчета предусмотрены соответствующие графы.

Опубликовано: 03.12.2015